IT民工的坐井观天

今天无意中看到一篇很老的文章，讲Email礼节的，这种文章没有什么时效性，什么时候看到都还是很有帮助的。对于在外企工作的同学来说，还是很有帮助的。

坏习惯包括:
1. 滥用Reply All功能(又称Reply All综合症) – 相当的人对此比较反感

kenz：思量一下，发信人cc一堆人有他的用意，你回复时要灵活选择是否需要全部答复。

2. 不压缩庞大的附件 – 想想你收到一个有18MB之巨的Word附件的感觉吧, 特别是你本来邮箱空间就告急的时候
3. 和邮件内容毫无提示作用的Subject – 这样的subject对应以后的邮件查找没有一点帮助

kenz：邮件主题一定简明扼要，开宗明义，最简单的说明你想说什么事情，问什么问题。

4. 过长的邮件内容, 却在最不起眼的地方提出需要收件人回答的问题 – 收件人很可能错过问题, 或者压根懒得看完

kenz：好好利用排版功能，粗体，下划线，乃至字号的变化，但是要注意，对上级慎用粗体大字号，感叹号必须禁用。

5. 大量的拼写错误 – 写出这样的邮件只能是不专业的表现, 如果是内部邮件还好说, 如果是发给客户的邮件就…
6. 大量的缩写 – 新teammember会模不着头脑

好习惯包括:
1. 刚到新公司的时候, 了解公司对于Email使用的policy
2. 谨慎使用mail list, 不要把你租房信息/farewell mail发给全世界的同事
3. 花心思撰写通俗好懂且简短的mail, 在mail的开头就清楚的提出你的要求或问题
4. 使用Outlook的spell check功能, 或者在sent之前习惯性的按F7
5. 对于作出关键决策的邮件, 保留起来作为以后的证据
6. 在转发很长的邮件的时候, 请对要转发的邮件内容进行概括
7. 如果要发送大容量的附件, 最好把要该附件上传到某个file share, 然后在邮件中给出link
8. 如果告诉别人某个event的时间和地点, 请不要用mail而是使用calendar
9. 尽量不要在邮件中包括花哨的背景图片或者巨大的签名档. 事实上, 使用simple text是最好的选择.
10. 请假之前, 使用”Out of office assistant”
11. 转发Junk邮件时, 把重要性设为Low

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想到一条，如果使用中文版的outlook或其他软件，在给外国同事回复时，记得改下邮件主题自动添加的 回复：xxxxx，改成RE：xxxxx，对方不一定能正确的显示。